C'era una volta il decreto "Amministrazione Digitale".
 

Il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 detta le regole per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni.

Il decreto di Matteo Renzi  e la sua uscita sul numero del 12 gennaio della Gazzetta Ufficiale completa l’iter burocratico delle regole tecniche sui documenti informatici che dovrebbero consentire di gestire i documenti senza il supporto fisico dell carta. Si tratta dell’ultimo tassello del percorso intrapreso dall’Agenzia per l’Italia Digitale per la gestione dei file che rappresenteranno il futuro dei documenti gestiti dalla pubblica amministrazione.

Il passaggio dalla carta al digitale, fin dalla fase di generazione dei documenti, dovrebbe includere tutte le pubbliche amministrazioni. Le nuove norme completano i decreti del dicembre 2013 che riguardavano la conservazione dei documenti elettronici e il protocollo informatico, e arrivano a pochi giorni sia dell’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica a tutte le pubbliche amministrazioni (in vigore dal 31 marzo 2015), sia dell’avvio dello Spid (Sistema Pubblico di Identità Digitale) per accedere in sicurezza ai siti che mettono a disposizione online i servizi pubblici (aprile 2015).

Le norme pubblicate, in particolare, regolamentano il processo di formazione, di chiusura e di conservazione dei documenti informatici nei sistemi di gestione. Affinché diventassero operative occorrevano 30 giorni dalla data di pubblicazione del decreto in Gazzetta, perciò  in vigore dall'11 Febbraio 2016.

Le pubbliche amministrazioni da allora con 18 mesi di tempo (fino ad agosto 2016) per adeguarsi al decreto, cosa sapranno fare? In particolare i 155 Nobilissimi Comuni della Provincia di Cosenza, prima di essere obbligati a completare il processo di dematerializzazione ed a gestire i documenti in formato esclusivamente elettronico, cosa hanno fatto e cosa sapranno fare? Per i dirigenti che non rispetteranno gli obblighi di legge sono previste sanzioni.

Uno degli elementi centrali della nuova normativa è che i documenti digitali devono essere immodificabili in tutte le fasi di accesso e conservazione. A garantire l’originalità dei documenti redatti in formato digitale ci saranno la firma digitale oppure la firma elettronica qualificata dell’autore, e inoltre tra i nuovi obblighi di gestione ci saranno l’apposizione di una validazione temporale, l’utilizzo della posta elettronica certificata con ricevuta completa e la memorizzazione su sistemi di gestione con opportune politiche di sicurezza.

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